Переведення трудових книжок в електронний формат: поради для українців
Перехід на електронні трудові книжки в Україні – важливий крок у цифровізації країни. Однак, простим скануванням сторінок паперової версії документа не обійтися. Бюрократичні помилки, допущені в паперових записах, можуть негативно вплинути на облік трудового стажу працівника Пенсійним фондом. Тому дуже важливо ретельно перевіряти кожен документ перед завантаженням до електронної системи.
Фахівці Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області надають поради, з яких аспектів варто розпочати підготовку до оцифрування трудової книжки.
Титульна сторінка: першочергові моменти для перевірки
Титульна сторінка трудової книжки – це своєрідне обличчя вашого документа. Тут слід звернути увагу на коректність зазначення повного прізвища, імені та по батькові. Якщо протягом життя ваше прізвище змінювалося, попереднє має бути охайно закреслене однією рискою з обов’язковим посиланням на документ-підставу (наприклад, свідоцтво про шлюб). Не менш важливою є наявність підписів власника книжки та відповідальної особи підприємства, а також чіткого відбитка печатки.
Записи трудової діяльності: зони підвищеної уваги
Розділ трудової книжки, що відображає вашу професійну діяльність, потребує найбільшої ретельності при перевірці. Кожен етап кар’єри повинен бути задокументований без жодних огріхів. У записах про прийом на роботу чи звільнення обов’язково мають бути вказані: точна дата, повна назва підприємства без скорочень, найменування посади, а також реквізити відповідного наказу. Якщо компанія змінювала свою назву, це також має бути окремо зафіксовано. Формулювання про звільнення мають чітко відповідати нормам законодавства та бути завірені печаткою роботодавця.
Окрім сторінок трудової книжки, для повноцінного формування електронної справи доцільно долучити й інші супровідні документи: дипломи про освіту, військовий квиток, свідоцтво про народження дітей (для жінок), а також трудові договори чи довідки з місць попередньої роботи.
Після успішного завантаження скан-копій до системи громадяни можуть самостійно перевірити правильність внесення даних у свій особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України або за допомогою мобільного застосунку. Тут відображаються як текстові записи, так і самі скановані документи, на підставі яких вони були сформовані.
Обмін паперових трудових книжок на електронний формат є важливим кроком для вдосконалення системи обліку трудового стажу та підвищення якості надання пенсійних послуг в Україні. Ретельна попередня підготовка документів до оцифрування дозволить уникнути потенційних проблем у майбутньому.
